Egmont privatlivspolitik

Privatlivspolitik - under ansættelsen

Når du er ansat hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vi vil derfor gerne oplyse dig om, hvad vi bruger dine persondata til, og hvad dine rettigheder er i den forbindelse.

 

1. Vi er den dataansvarlige

Egmont Administration A/S, CVR-nr. 84853518, Vognmagergade 11, 1148 København K er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager og behandler om dig i vores personale-administrationssystem. Hvis du er ansat i Egmonts forlag, så er Lindhardt og Ringhof Forlag A/S, CVR-nr. 76351910, Vognmagergade 11, 1148 København K, dataansvarlig. Oplysningerne skal bruges i forbindelse med personaleadministration og til brug for udførelsen af dine arbejdsopgaver.

2. Personoplysninger, som vi har modtaget i rekrutteringsprocessen

Vi har indsamlet personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen for at vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og til den konkrete stilling.

Under rekrutteringsprocessen har vi blandt andet registreret de personoplysninger, som du har fremsendt til os via din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, ligesom vi har registreret de oplysninger, som du selv har oplyst under ansættelsessamtalen. Det vil typisk være følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato., køn, alder, billede, familiemedlemmer, telefonnummer, e-mailadresse, ægteskabelig status, uddannelse(r), karrierehistorik, anbefalinger/referencer.

Vi anvendte interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at behandle disse oplysninger - som du på eget initiativ har fremsendt til os - for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og til den konkrete stilling.

3. Personligheds- og evnetest

Vi har også indsamlet personoplysninger om dig, hvis du gennemførte en personligheds- og/eller evnetest i forbindelse med ansættelsen. 

Som hjemmel hertil anvendte vi interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) til at behandle personligheds- og evnetesten. Vi gjorde det for at kunne vurdere, hvorvidt dine kompetencer og kvalifikationer passer ind i virksomheden og til den konkrete stilling.

Under ansættelsesforholdet kan vi også anvende personligheds- og/eller evnetest som led i medarbejder- og lederudviklingsforløb. 

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel til at tilbyde en personligheds- og evnetest med henblik på at kunne udvikle dine kompetencer og det faglige niveau i virksomheden.

4. Straffeattest/børneattest

Hvis du i forbindelse med ansættelsen har afleveret en kopi af din straffe- eller børneattest, har vi registreret, at vi har set attesten, men ikke det konkrete indhold i denne. Vi indhentede attesten, fordi vi vurderede det nødvendigt for ansættelsen til den konkrete stilling, som du havde ansøgt.

Som hjemmel hertil anvendte vi samtykke efter databeskyttelseslovens § 12, stk. 3 om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold, hvis straffeattesten blev indhentet af dig selv og videresendt til os. Vi anvendte samtykke efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 som hjemmel til at indhente straffeattest, hvis straffeattesten blev indhentet af os. Vi anvendte databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c) om retlig forpligtigelse som hjemmel, hvis børneattest blev indhentet, idet vi havde pligt til at sikre dette i medfør lov om indhentelse af børneattest i forbindelse med ansættelse af personale mv.

Efter at have set attesten, slettede vi den straks, og vi har således ikke oplysninger om eventuelle strafbare forhold opbevaret i vores personaleadministrationssystem. Vi anvendte interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at opbevare oplysningen om, at vi har set din straffeattest. Vi gjorde det for at kunne dokumentere historikken i dit ansættelsesforhold.

5. Arbejds- og opholdstilladelse

Det er en betingelse for ansættelsen, at du har gyldig arbejds- og opholdstilladelse. For at sikre dette har vi bedt om en kopi af dit pas i forbindelse med ansættelsen.

Hvis du på grund af dit statsborgerskab skal have arbejds- og opholdstilladelse for at arbejde lovligt i Danmark, har vi indhentet en kopi af din arbejds- og opholdstilladelse fra dig. Dette gør vi både, når du bliver ansat, og når din arbejds- og opholdstilladelse skal forlænges.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c) om retlig forpligtigelse som hjemmel, når vi indhenter kopi af dit pas og eventuelt arbejds- og opholdstilladelse, da vi har pligt til at sikre dette efter udlændingelovens § 59, stk. 5.

6. Personoplysninger, som vi modtager under din ansættelse

Under ansættelsen modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Vi behandler overordnet oplysningerne for at sikre, at vi lever op til vores forpligtelser over for dig i henhold til ansættelseskontrakten og den lovgivning, vi skal overholde. Du kan læse mere om formålet med at behandle de enkelte typer af oplysninger i teksten nedenunder. Oplysningerne er registreret i vores personaleadministrationssystem, PeoplePlace.

Stamdata
I forbindelse med din ansættelseskontrakt og det løbende ansættelsesforhold behandler vi en række oplysninger om dig for at opfylde vores forpligtelser, heriblandt:

  • Registrering af sygefravær, orlovsperioder og ferieafholdelse
  • Øvrige stamdata, herunder navn, fødselsdato, stillingsbetegnelse, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og kontonummer med videre.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (b) om opfyldelse af kontrakt som hjemmel til at behandle disse oplysninger.

Som led i medarbejder- og lederudvikling behandler vi dine oplysninger via f.eks. medarbejdersamtaler, performancesamtaler, medarbejdertilfredshedsundersøgelser og arbejdspladsvurderinger.

Som hjemmel hertil anvender vi interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f), da vi vurderer det nødvendigt løbende at udvikle dine kompetencer og det faglige niveau i virksomheden.

I forbindelse med udbetaling af løn i det løbende ansættelsesforhold behandler vi oplysninger om dig, herunder dit CPR-nr., når vi videregiver oplysninger til SKAT til brug for skatteindeholdelse. Vi behandler disse oplysninger med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11 og databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c), da denne behandling er nødvendig for at overholde vores forpligtelser efter skattelovgivningen.

7. Helbredsoplysninger

I forbindelse med sygefravær under din ansættelse kan det være relevant at indhente lægeerklæringer, herunder mulighedserklæringer i henhold til sygedagpengelovens § 36a, gennemføre sygesamtaler efter sygedagpengelovens § 7a eller modtage materiale fra din bopælskommune i forbindelse med en sygedagpengesag. I disse situationer kan det ske, at vi modtager og registrerer helbredsoplysninger om dig.

Vi behandler sådanne helbredsoplysninger med hjemmel i databeskyttelseslovens § 7, stk. 1 og § 12, stk. 1. Oplysningerne er nødvendige for at klarlægge virksomhedens retsstilling i forhold til sygedagpengeloven og de ansættelsesretlige regler, herunder eksempelvis i funktionærloven, lige- og forskelsbehandlingsloven og overenskomster.

8. Påtaler, advarsler og klager

Hvis vi under din ansættelse modtager klager over dig, eller hvis du modtager mundtlige eller skriftlige påtaler eller advarsler fra virksomheden, opbevarer vi oplysningerne om dette.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for denne registrering, da disse personoplysninger dokumenterer historikken i dit ansættelsesforhold og kan have betydning for virksomhedens retlige stilling ved ansættelsesretlige reaktioner på et senere tidspunkt.

9. Brug af fotos og video

Dit foto vil kunne blive brugt internt på vores f.eks. Intranet, Workplace, IT-systemer, PeoplePlace for at kunne identificere dig.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel. Brugen af dit foto i interne systemer har til formål at sikre, at dine kolleger kan identificere dig.

For medarbejdere, der varetager en position, hvor de fungerer som Egmonts ansigt udadtil, anvender vi også dit foto (og kontaktoplysninger) på vores hjemmeside, for at vores kunder og samarbejdspartnere kan identificere disse personer/Egmont.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel. Brugen af dit foto (og kontaktoplysninger) på hjemmesiden har til formål at sikre, at vores kunder og samarbejdspartnere kan identificere dig som Egmonts (eller et andet Egmonts selskab) ansigt udadtil.

Herudover bruger vi foto, billeder og film fra arrangementer i virksomheden, hvor du kan optræde, f.eks. på Workplace efter et arrangement.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for denne brug, da billederne har en social funktion i virksomheden og har til formål at dokumentere virksomhedens historik.

Enkelte medarbejdere optræder og indgår på billeder og film i vores interne læringsmateriale. Som hjemmel hertil anvender vi interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f), da det har en motiverende effekt for læringsniveauet i virksomheden at spejle sig i andre medarbejderes adfærd.

Enkelte medarbejdere optræder på billeder og film i vores eksterne markedsføringsmateriale eksempelvis på virksomhedens LinkedIn-, Instagram-, Facebookprofil.

Hvis dette er tilfældet for dig, indhenter vi enten dit samtykke med hjemmel i databeskyttelses-forordningens artikel 6 (1) (a) eller indgår en kontrakt med dig med hjemmel i databeskyttelses-forordningens artikel 6 (1) (b) om opfyldelse af kontrakt. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne nedenfor i pkt. 20. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til dette tidspunkt.

10. Brug af TV-overvågning og adgangschip

TV-overvågning og adgangschip bliver brugt til at kunne beskytte virksomheden mod uvedkommende adgang til vores bygninger og lokaler.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for denne registrering, da disse personoplysninger er nødvendige for at sikre adgangskontrol til virksomhedens bygninger og lokaler.

De registrerede persondata via TV-overvågning bliver automatisk løbende slettet efter 30 dage. De registrerede persondata via adgangschip bliver automatisk løbende slettet efter 90 dage. Oplysningerne kan blive gemt og anvendt i længere tid, hvis der er behov herfor i forbindelse med opklaring af kriminalitet.

11. Oplysninger om bestyrelsesmedlemskaber

Vi registrerer oplysninger om de ansatte, der som led i deres ansættelse er medlem af en bestyrelse i et datterselskab eller i et delejet selskab i Egmont-koncernen. Vi registrer oplysninger til brug for at administrere funktionen som bestyrelsesmedlem, information til brug for årsrapporter, registrering hos myndigheder i ind- og udland, KYC (Know Your Customer) dokumentation til banker, advokatfirmaer og revisorer, dokumentation om koncernstruktur og ejerskab, som krævet af fx forretningspartnere, f.eks. i forbindelse med transaktioner, dokumentation af forhandlinger og beslutninger taget i bestyrelsen (bestyrelsesmødereferater).

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for registreringen af oplysningerne, da vores registrering sker for at kunne udfylde bestyrelsesposten.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (b) om opfyldelse af kontrakt som hjemmel, når vi registrerer og videregiver disse oplysninger til andre virksomheder.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c) om retlig forpligtigelse som hjemmel, når vi registrerer og videregiver disse oplysninger til myndigheder.

12. Ved fratrædelse

Hvis du fratræder din stilling i virksomheden, registrerer vi baggrunden for din fratrædelse.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for registreringen, da disse personoplysninger dels dokumenterer historikken i dit ansættelsesforhold, og dels kan have betydning for virksomhedens retlige stilling ved efterfølgende retlige tvister.

13. Opbevaring og sletning

De oplysninger, som vi har registreret om dig i forbindelse med din ansættelse og under det løbende ansættelsesforhold, opbevarer vi i vores personaleadministrationssystem, PeoplePlace, i op til 5 år efter din fratrædelse, medmindre andet fremgår af denne privatlivspolitik

I visse tilfælde eksempelvis ved arbejdsskader eller verserende retssager, kan det være nødvendigt, at oplysningerne opbevares længere end 5 år, indtil sagen er afsluttet. Formålet er at dokumentere historikken med henblik på at håndtere eventuelle indsigelser og fastlægge retskrav/erstatning såvel under som efter ansættelsesforholdets ophør.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c) om retlig forpligtigelse som hjemmel, når vi registrerer og opbevarer personoplysningerne i den angivne periode.

15. IT-anvendelse

Vi anvender software, som registrerer alle ansattes handlinger foretaget på IT-udstyr tilsluttet virksomhedens netværk, herunder mobile enheder tilsluttet virksomhedens trådløse netværk. Vi registrerer også handlinger foretaget på virksomhedens cloud-løsninger, herunder Office 365. Det betyder, at vi også registrerer privat brug af virksomhedens IT-systemer.

Registreringen sker for at beskytte virksomhedens sikkerhedsmæssige, økonomiske og legale interesser, herunder kontrol af, at vores retningslinjer overholdes. Dine persondata vil derfor af virksomheden efter en bedømmelse af saglighed og proportionalitet kunne anvendes til kortlægning og opklaring af handlingsforløb, herunder uregelmæssigheder og misbrug.

Anvendelsen af registreringerne sker på løbende basis til automatiseret kontrol, fejlfinding på systemer og netværk samt til beskyttelse af virksomhedens IT-systemer mod f.eks. hacking og malware.

Konkret anvendelse af registreringerne kan ske inden for følgende områder:

  • tilgang og gennemgang af din e-mail-konto
  • tilgang og gennemgang af din ‘browsing history’
  • tilgang og gennemgang af log-in filer, som viser din brug af virksomhedens systemer, herunder cloud-løsninger
  • tilgang og gennemgang af filer og foldere, som er lagret på virksomhedens enheder eller interne/eksterne fil-drevsløsninger.

Du vil som udgangspunkt blive informeret på forhånd, hvis vi tilgår din e-mail-konto. Du vil dog ikke blive informeret, hvis tilgangen og gennemgangen sker i forbindelse med et behov for indsigt eller videreførelse af dit arbejde efter fritstilling-/fratrædelsestidspunktet, da du må regne med, at vi læser dine e-mails i forbindelse med virksomhedens videreførelse af dine opgaver. E-mails i din e-mail-konto, som er mærket med ”PRIVAT”, vil kun blive tilgået, hvis vi har mistanke om misbrug. Dette gælder både under og efter ansættelsen.

Når du fratræder din stilling og ikke længere kan få adgang til din personlige e-mailkonto på arbejdspladsen, holdes e-mailkontoen aktiv så kort tid som muligt, maksimalt efterfølgende i 12 måneder, medmindre vi har mistanke om misbrug.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c) om overholdelse af en retlig forpligtelse som hjemmel for registreringerne, i det omfang vi som følge af lovgivningen er forpligtet til at sikre sikkerheden af IT-systemerne, og vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for registrering og overvågning for på tilstrækkelig vis at kunne beskytte virksomhedens økonomiske, sikkerhedsmæssige og legale interesser.

16. Andre modtagere, der kan behandle dine personoplysninger

I forbindelse med dit ansættelsesforhold videregiver eller overlader vi dine personoplysninger til følgende modtagere:

  • Offentlige myndigheder, herunder kommuner og SKAT i forbindelse med udbetaling af løn, refusion af sygedagpenge, Arbejdsskadestyrelsen i forbindelse med arbejdsrelaterede skader med videre
  • Pensions- og sundhedsforsikringsselskab
  • Forsikringsmægler- og selskab
  • Egmontselskaber
  • Hostingselskaber*
  • Løn- og afregningsselskab
  • Rejse- og kreditkortselskab
  • Andre databehandlere

*Der vil være IT-systemer, der kan tilgås af personale (fra tredjelande) hos diverse leverandører, til brug for at behandle data vedrørende de aftaler, der er indgået med Egmont selskaber. Personoplysninger, vi har indsamlet fra dig, kan således blive overført til lande uden for EU/EØS. I sådanne tilfælde sikres det, at overførslen enten sker til lande, som EU-Kommissionen har fastslået har et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, eller at overførslen er baseret på EU-Kommissionens standardbestemmelser. Du kan til enhver tid henvende dig ved brug af kontaktoplysningerne i punkt 20 for at få kopi af overførselsgrundlaget.

17. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv berettiget.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige slettefrist indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende, forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

18. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

19. Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik under ansættelsen vil være tilgængelig i medarbejderhåndbogen.

20. Kontaktoplysninger

Du finder vores kontaktoplysninger her:

Egmont Administration A/S| CVR-nr. 84853518 | Vognmagergade 11 | 1148 København K | Tel +45 33 30 55 50 | e-mail: HR@egmont.com

Lindhardt og Ringhof Forlag A/S, CVR-nr. 76351910, Vognmagergade 11, 1148 København K | Tel +45 33 30 55 50 | e-mail: HR@egmont.com