Egmont privatlivspolitik

Privatlivspolitik - under ansættelsen

Når du er ansat hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vi vil derfor gerne oplyse dig om, hvad vi bruger dine persondata til, og hvad dine rettigheder er i den forbindelse.

Vi er den dataansvarlige

Egmont Administration A/S, CVR-nr. 84853518, Vognmagergade 11, 1148 København K er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager og behandler om dig i vores personale-administrationssystem. Oplysningerne skal bruges i forbindelse med personaleadministration og til brug for udførelsen af dine arbejdsopgaver.

Personoplysninger, som vi har modtaget i rekrutteringsprocessen

Vi har indsamlet personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen for at vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og til den konkrete stilling. Dette er sket i overensstemmelse med privatlivspolitikken gældende for rekrutteringsprocessen.

Vi behandler disse personoplysninger med henvisning til interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f).

Personligheds- og evnetest

Under ansættelsesforholdet kan vi også tilbyde personligheds- og/eller evnetest som led i medarbejder- og lederudviklingsforløb med henblik på at kunne udvikle dine kompetencer og det faglige niveau i virksomheden.

Vi behandler personoplysningerne i testen med henvisning til interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f).

Arbejds- og opholdstilladelse

Hvis du på grund af dit statsborgerskab skal have arbejds- og opholdstilladelse for at arbejde lovligt i Danmark, har vi indhentet en kopi af din arbejds- og opholdstilladelse fra dig. Dette gør vi både, når du bliver ansat, og når din arbejds- og opholdstilladelse skal forlænges.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel, hvis vi indhenter kopi af dit pas og eventuelt arbejds- og opholdstilladelse, jf. udlændingelovens § 59, stk. 5.

Øvrige personoplysninger, som vi modtager under din ansættelse

Under ansættelsen modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Vi behandler overordnet oplysningerne med det formål at kunne foretage personaleadministration, og for at sikre, at vi lever op til vores forpligtelser over for dig i henhold til ansættelseskontrakten og den lovgivning, vi skal overholde. Du kan læse mere om formålet med at behandle de enkelte typer af oplysninger i teksten nedenunder.

Oplysningerne er registreret i vores personaleadministrationssystem, PeoplePlace.

HR Stamdata
I forbindelse med din ansættelseskontrakt og det løbende ansættelsesforhold behandler vi en række HR relaterede oplysninger om dig med det formål at kunne foretage personaleadministration, heriblandt:

  • Registrering af sygefravær, orlovsperioder og ferieafholdelse
  • Øvrige stamdata, herunder navn, fødselsdato, stillingsbetegnelse, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og kontonummer med videre.
  • Som led i medarbejder- og lederudvikling behandler vi dine oplysninger via f.eks. medarbejdersamtaler, performancesamtaler, medarbejdertilfredshedsundersøgelser og arbejdspladsvurderinger.

Vi behandler personoplysningerne med henvisning til interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f).

I forbindelse med udbetaling af løn i det løbende ansættelsesforhold behandler vi oplysninger om dig, herunder dit CPR-nr., når vi videregiver oplysninger til SKAT til brug for skatteindeholdelse.

Vi behandler disse oplysninger med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 og § 11, stk. 3, samt databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c), da denne behandling er nødvendig for at overholde vores forpligtelser efter skattelovgivningen.

Helbredsoplysninger

I forbindelse med sygefravær under din ansættelse kan det være relevant at indhente lægeerklæringer, herunder mulighedserklæringer i henhold til sygedagpengelovens § 36a, gennemføre sygesamtaler efter sygedagpengelovens § 7a eller modtage materiale fra din bopælskommune i forbindelse med en sygedagpengesag. I disse situationer kan det ske, at vi modtager og registrerer helbredsoplysninger om dig.

Vi behandler sådanne helbredsoplysninger med hjemmel i databeskyttelseslovens § 7 og § 12. Oplysningerne er nødvendige for at klarlægge virksomhedens retsstilling i forhold til lovgivningen, herunder sygedagpengeloven funktionærloven, lige- og forskelsbehandlingsloven og eventuelle overenskomster.

Påtaler, advarsler og klager

Hvis vi under din ansættelse modtager klager over dig, eller hvis du modtager mundtlige eller skriftlige påtaler eller advarsler fra virksomheden, opbevarer vi oplysningerne om dette.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for denne registrering, da disse oplysninger dokumenterer historikken i dit ansættelsesforhold og kan have betydning for virksomhedens retlige stilling ved ansættelsesretlige reaktioner på et senere tidspunkt.

Brug af fotos og video

Dit foto vil kunne blive brugt internt på vores f.eks. Intranet, Workplace, IT-systemer, PeoplePlace for at kunne identificere dig.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel. Brugen af dit foto i interne systemer har til formål at sikre, at dine kolleger kan identificere dig.

Enkelte medarbejdere, der varetager en position, hvor de fungerer som Egmonts ansigt udadtil, optræder på billeder (inkl. kontaktoplysninger) på virksomhedens hjemmeside, for at kunder og samarbejdspartnere kan identificere disse personer/Egmont.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel. Brugen af dit foto (og kontaktoplysninger) på hjemmesiden har til formål at sikre, at vores kunder og samarbejdspartnere kan identificere dig som Egmonts (eller et andet Egmonts selskab) ansigt udadtil.

Herudover bruger vi foto, billeder og film fra arrangementer i virksomheden, hvor du kan optræde, f.eks. på Workplace efter et arrangement. Når du fratræder dit ansættelsesforhold, bliver din profil på Workplace deaktiveret.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for denne brug, da billederne har en social funktion i virksomheden og har til formål at dokumentere virksomhedens historik.

Enkelte medarbejdere optræder og indgår på billeder og film i vores interne læringsmateriale. Som hjemmel hertil anvender vi interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f), da det har en motiverende effekt for læringsniveauet i virksomheden at spejle sig i andre medarbejderes adfærd.

Enkelte medarbejdere optræder på billeder og film i vores eksterne markedsføringsmateriale eksempelvis på virksomhedens LinkedIn-, Instagram-, Facebookprofil.

Hvis dette er tilfældet for dig, indhenter vi enten dit samtykke med hjemmel i databeskyttelses-forordningens artikel 6 (1) (a) eller indgår en kontrakt med dig med hjemmel i databeskyttelses-forordningens artikel 6 (1) (b) om opfyldelse af kontrakt. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne nedenfor i pkt. 20. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til dette tidspunkt.

Brug af TV-overvågning og adgangschip

TV-overvågning og adgangschip bliver brugt til at kunne beskytte virksomheden mod uvedkommende adgang til vores bygninger og lokaler.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for denne registrering, da disse personoplysninger er nødvendige for at sikre adgangskontrol til virksomhedens bygninger og lokaler.

De registrerede persondata via TV-overvågning bliver automatisk løbende slettet efter 30 dage. De registrerede persondata via adgangschip bliver automatisk løbende slettet efter 90 dage. Oplysningerne kan blive gemt og anvendt i længere tid, hvis der er behov herfor i forbindelse med opklaring af kriminalitet.

Oplysninger om medlemskaber af direktion eller bestyrelse

Hvis du som led i din ansættelse er medlem af en bestyrelse eller en direktion i et hel- eller i et delejet selskab i Egmont-koncernen, registrerer vi oplysninger om dig. Vi registrer oplysningerne til brug for at administrere funktionen som bestyrelsesmedlem eller direktør, information til brug for årsrapporter, registrering hos myndigheder i ind- og udland, KYC (Know Your Customer) dokumentation til banker, advokatfirmaer og revisorer, dokumentation om koncernstruktur og ejerskab, som krævet af fx forretningspartnere, f.eks. i forbindelse med transaktioner, dokumentation af forhandlinger og beslutninger taget i bestyrelsen (bestyrelsesmødereferater). Oplysninger om ledelsesmedlemmer vil blive gemt, så længe virksomheden har brug for dem til opfyldelse af loven.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for registreringen af oplysningerne, da vores registrering sker for at kunne udfylde bestyrelsesposten.

Rejseoplysninger

Ved booking gennem rejseselskabet Egencia registreres dine rejseoplysninger i deres system. Vi har adgang til at monitorere dine data via et dashboard/rapportværktøj. Efter 12 måneder bliver inaktive profiler slettet af Egencia med undtagelse af basis rejsedata (navn/e-mail/destination), som bliver slettet 5 år efter ens profil er inaktiveret.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for denne registrering, da disse oplysninger dokumenterer historikken i dit ansættelsesforhold og kan have betydning for virksomhedens økonomiske forhold.

Udlæg, parkering og andre omkostninger

Vores bogholderi gemmer oplysninger om betalinger, som du foretager, når du har udlæg under dit arbejde, foretager parkering, eller har andre omkostninger, som indebærer oplysninger om betalinger, som du giver os i forbindelse med brugen af refunderingssystemet, Concur.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for denne registrering, da disse oplysninger dokumenterer historikken i dit ansættelsesforhold og kan have betydning for virksomhedens økonomiske forhold.

Arbejde registeret i form af mails, præsentationer, excel-ark, notater, opslag mv.

Vi gemmer dine mails og dit andet arbejde i form af præsentationer, excel-ark, notater, opslag og lignende i vores arkivsystemer og/eller i Outlook. Idet de registrerede oplysninger/materiale angår virksomhedens anliggender og dermed er virksomhedens ejendom, vil disse ikke blive slettet. Private mail, filer og dokumenter er du selvstændig ansvarlig for at slette løbende.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for disse registreringer, da oplysningerne kan have betydning for virksomhedens forretningsmæssige anliggender og retlige stilling.

Fratrædelse

Hvis du fratræder din stilling i virksomheden, kan det være relevant at registrere baggrunden for din fratrædelse som følge af funktionærlovens § 2, stk. 7, 3. pkt.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel, da disse personoplysninger dels dokumenterer historikken i dit ansættelsesforhold, og dels kan have betydning for virksomhedens retlige stilling ved efterfølgende retlige tvister.

Opbevaring af medarbejderdata

De oplysninger, som vi registrerer og opbevarer om dig i forbindelse med dit ansættelsesforhold, opbevarer vi i vores personaleadministrationssystem, PeoplePlace, i op til 5 år efter din fratrædelse, medmindre andet fremgår af denne privatlivspolitik. Herefter bliver dine oplysninger registreret i PeoplePlace automatisk slettet med undtagelse af dit navn, som vil blive anonymiseret.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel, da disse personoplysninger dels dokumenterer historikken i dit ansættelsesforhold, og dels kan have betydning for virksomhedens retlige stilling ved efterfølgende retlige tvister.

I visse tilfælde eksempelvis ved arbejdsskader eller verserende retssager, kan det være nødvendigt, at oplysningerne opbevares længere end 5 år, indtil sagen er afsluttet. Formålet vil i dette tilfælde være at dokumentere historikken for at kunne håndtere eventuelle indsigelser og fastlægge retskrav/erstatning såvel under som efter ansættelsesforholdets ophør.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c) om retlig forpligtigelse som hjemmel, når vi registrerer og opbevarer personoplysningerne. Hvis det er behov for at foretage en registrering af følsomme oplysninger ved arbejdsretssager eller verserende sager, anvender vi databeskyttelsesforordningens artikel 9 (2) (f).

IT-anvendelse

Vi anvender software, som registrerer alle ansattes handlinger foretaget på IT-udstyr tilsluttet virksomhedens netværk, herunder mobile enheder tilsluttet virksomhedens trådløse netværk. Vi registrerer også handlinger foretaget på virksomhedens cloud-løsninger, herunder Office 365. Det betyder, at vi også registrerer privat brug af virksomhedens IT-systemer.

Registreringen sker for at beskytte virksomhedens sikkerhedsmæssige, økonomiske og legale interesser, herunder kontrol af, at vores retningslinjer overholdes. Dine persondata vil derfor af virksomheden efter en bedømmelse af saglighed og proportionalitet kunne anvendes til kortlægning og opklaring af handlingsforløb, herunder uregelmæssigheder og misbrug.

Anvendelsen af registreringerne sker på løbende basis til automatiseret kontrol, fejlfinding på systemer og netværk samt til beskyttelse af virksomhedens IT-systemer mod f.eks. hacking og malware.

Konkret anvendelse af registreringerne kan ske inden for følgende områder:

  • tilgang og gennemgang af din e-mail-konto
  • tilgang og gennemgang af din ‘browsing history’
  • tilgang og gennemgang af log-in filer, som viser din brug af virksomhedens systemer, herunder cloud-løsninger
  • tilgang og gennemgang af filer og foldere, som er lagret på virksomhedens enheder eller interne/eksterne fil-drevsløsninger.

Du vil som udgangspunkt blive informeret på forhånd, hvis vi tilgår din e-mail-konto. Du vil dog ikke blive informeret, hvis tilgangen og gennemgangen sker i forbindelse med et behov for indsigt eller videreførelse af dit arbejde efter fritstilling-/fratrædelsestidspunktet, da du må regne med, at vi læser dine e-mails i forbindelse med virksomhedens videreførelse af dine opgaver. E-mails i din e-mail-konto, som er mærket med ”PRIVAT”, vil kun blive tilgået, hvis vi har mistanke om misbrug. Dette gælder både under og efter ansættelsen.

Når du fratræder din stilling og ikke længere kan få adgang til din personlige e-mailkonto på arbejdspladsen, holdes e-mailkontoen aktiv så kort tid som muligt, maksimalt efterfølgende i 12 måneder, medmindre vi har mistanke om misbrug.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c) om overholdelse af en retlig forpligtelse som hjemmel for registreringerne, i det omfang vi som følge af lovgivningen er forpligtet til at sikre sikkerheden af IT-systemerne, og vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for registrering og overvågning for på tilstrækkelig vis at kunne beskytte virksomhedens økonomiske, sikkerhedsmæssige og legale interesser.

Andre modtagere, der kan behandle dine personoplysninger

I forbindelse med dit ansættelsesforhold videregiver eller overlader vi dine personoplysninger til følgende modtagere:

  • Offentlige myndigheder, herunder kommuner og SKAT i forbindelse med udbetaling af løn, refusion af sygedagpenge, Arbejdsskadestyrelsen i forbindelse med arbejdsrelaterede skader med videre
  • Pensions-, bank- og sundhedsforsikringsselskab
  • Forsikringsmægler- og selskab
  • Egmontselskaber
  • Hostingselskaber*
  • Løn- og afregningsselskab
  • Teleselskaber
  • Rejse- og kreditkortselskab
  • Andre databehandlere

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c) om overholdelse af en retlig forpligtelse som hjemmel for videregivelsen i det omfang vi som følge af lovgivningen er forpligtet hertil. Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (b) om kontrakt eller interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) som hjemmel for øvrige nævnte videregivelser.

*Der vil være IT-systemer, der kan tilgås af personale (fra tredjelande) hos diverse leverandører, til brug for at behandle data vedrørende de aftaler, der er indgået med Egmont selskaber. Personoplysninger, vi har indsamlet fra dig, kan således blive overført til lande uden for EU/EØS. I sådanne tilfælde sikres det, at overførslen enten sker til lande, som EU-Kommissionen har fastslået har et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, eller at overførslen er baseret på EU-Kommissionens standardbestemmelser. Du kan til enhver tid henvende dig ved brug af kontaktoplysningerne i punkt 20 for at få kopi af overførselsgrundlaget.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

  • Ret til at se oplysninger (indsigtsret) Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

  • Ret til berigtigelse (rettelse) Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv berettiget.

  • Ret til sletning I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige slettefrist indtræffer.

  • Ret til begrænsning af behandling Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende, forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

  • Ret til indsigelse Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

  • Hvis du har givet samtykke til behandling af en eller flere personoplysninger om dig, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de persondataretlige regler. Medmindre virksomheden har et andet lovligt behandlingsgrundlag, kan vi ikke længere behandle de pågældende oplysninger. 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik under ansættelsen vil være tilgængelig i medarbejderhåndbogen.

Kontaktoplysninger

Du finder vores kontaktoplysninger her: Egmont Administration A/S| CVR-nr. 84853518 | Vognmagergade 11 | 1148 København K | Tel +45 33 30 55 50 | e-mail: HR@egmont.com