Hvad skal du huske?

Checkliste for leder i forbindelse med ansættelse af ny medarbejder

 

KONTRAKTEN                          
Du finder kontraktskabeloner på Insight – People – Toolbox – Ansættelseskontrakter: https://egmont.sharepoint.com/sites/intranet/HRintl/Pages/Ans%C3%A6ttelseskontrakter.aspx

Send info om den nye medarbejder til hr@egmont.com, og de udarbejder en kontrakt og sender den til digital underskrift.

HR sørger for, at medarbejderen oprettes i HR-systemet, hvorefter vores lønpartner Azets automatisk får besked. Her registreres desuden goder, udstyr og øvrige aftaler i henhold til kontrakten. 

 

INTERNE ONBOARDING PROCESSER I ET FLOW I FIX-IT
Så snart du har ansat en ny medarbejder skal du hurtigst muligt (og senest 3 dage før startdato) udfylde onboarding formularen i FIX-IT. Den starter alle interne onboarding processer op. Du kan se en nærmere beskrivelse af processerne nedenfor. Du finder formularen i FIX-IT her: 

https://egmont.itrp.com/self-service/requests/new/select_template?&service_id=21932&service_instance_id=73765&support_domain=egmont-hr

IT OPRETTELSE OG UDSTYR
Når du har du udfyldt formularen modtager IT en brugeroprettelse, hvorefter de opretter medarbejderen hos IT. Her vælger du også, hvilket IT udstyr og adgange din nye medarbejder evt. skal have.

Når IT har oprettet mail og brugernavn, sender de en velkomstmail til medarbejderens mailboks.

VIGTIGT! husk at sætte din egen mail ind i formularen, hvor det er angivet, så du får en kopi af oprettelsen.

IT sender dig en mail, når det udstyr, du har bestilt, er klar til afhentning.

OPRETTELSE I FAKTURERINGSSYSTEMET DOCUMENT CAPTURE
Hvis din medarbejder skal have adgang til at kontere fakturaer i Document Capture, skal du udfylde denne del i formularen. Dette giver besked til cfs@egmont.com, som vil oprette brugeradgangen.

OPRETTELSE I AFREGNINGSSYSTEMET CONCUR
Hvis din medarbejder skal have et Corporate Eurocard skal vedkommende oprettes i afregningssystemet Concur.

Inden du kan begynde oprettelse af dette i formularen skal du have medarbejderens kontonummer (bruges I tilfælde af at medarbejderen har udlæg). Hvis du ikke har medarbejderen kontonummer, kan du vælge at udfylde denne del senere i en separat formular.

Hvis du udfylder denne del i formularen giver den besked til cfs@egmont.com, som vil oprette brugeradgangen.

BESTILLING AF CORPORATE EUROCARD                                 
Har medarbejderen et behov for et Eurocard, vælger du dette i formularen. Bemærk, du skal bruge en del oplysninger om medarbejderen som adresse, CPR med videre.  

Hvis du har spørgsmål til denne proces, kan du kontakte HR.

Når kortet er klar, sendes det direkte til medarbejderen.                            

EGENCIA – TRAVEL AGENCY
Hvis medarbejderen har et behov for at skulle rejse, skal den kommende medarbejder oprettes i Egencia, som er det rejsebureau, Egmont anvender. Dette sker ved at udfylde feltet i formularen.

For hjælp se Procurements side på Insight her:

https://egmont.sharepoint.com/sites/intranet/Tools/Finance/Agreements/Pages/Agency---Egencia.aspx

NØGLER, ADGANGSCHIP OG DØRSKILT
Når du udfylder formularen giver det besked til Ejendomskontoret som bestiller adgangschip og evt.  nøgler. Har du brug for et navneskilt til døren kan det bestilles separat hos Ejendomskontoret.

 

ANDET DER IKKE ER I FORMULAREN, SOM DU MÅSKE SKAL OVERVEJE

P-PLADS
Skal medarbejderen have egen P-plads i Gutenberghus’ kælder skal Ejendomsadministrationen kontaktes på mail: gutenberghus@egmont.com.

ANDRE GODER (FIRMABIL, AVIS)
Hvis medarbejderen skal have firmabil, skal denne bestilles ved AutoLease.

Du finder mere information omkring dette på Insight her: http://insight.egmont.com/ToolsAndServices/Agreements/Pages/CarfleetManagement.aspx. For yderligere hjælp kontaktes den ansvarlige hos Procurement, som angivet til højre på Insight.

Egmont har indgået en række aftaler med forskellige dagblade. De gældende aftaler kan findes på Insight:
http://insight.egmont.com/ToolsAndServices/Agreements/Pages/Newspapersubscriptions(DK).aspx

For yderligere hjælp kontaktes den ansvarlige hos Procurement, som angivet til højre på Insight

 

INDEN MEDARBEJDERENS FØRSTE ARBEJDSDAG

BLOMSTER                               
Blomster kan bestilles hos Bering på 33152611.

Husk at oplyse korrekt selskab og attentionperson, hvis du vil have tilsendt en regning.  Du kan også gå ned og betale med det samme. Det er en vurderingssag for den enkelte leder, hvor meget buketten skal koste.

INFORMER AFDELING OG RELEVANTE PERSONER                                          
Inden medarbejderen starter er det en god idé at sende en mail rundt i afdelingen med information om den nye medarbejder eller oplys evt. om dette på afdelingsmøde.

Dagen før medarbejderen starter, bør du tjekke at arbejdspladsen er klar og alt virker som det skal.

FORSLAG TIL 1. DAG                                         
Hilse på hele afdelingen og relevante samarbejdspartnere i hele huset
Fælles morgenmad
Rundvisning i huset
Introduktion til arbejdsopgave/organisation
Gennemgang af o-drev
Opsætning af printer m.v.

Gennemgang af Insight, Workplace og medarbejderhåndbog
Oplys om diverse goder
Præsentation i reception
Præsentation af arbejdsmiljø-repræsentant – herunder kort gennemgang af brandprocedurer

EGMONTS INTRODUKTIONSDAG FOR NYE MEDARBEJDERE                          
Som supplement til den selskabsinterne introduktion tilbyder Koncern HR en introduktion til Egmont koncernen for nye medarbejdere i Danmark. Arrangementerne er af en hel dags varighed og afholdes med jævne mellemrum og efter behov, typisk 2 gange om året.

Arrangementet har til formål at give den nye medarbejder en overordnet introduktion til Egmont, herunder divisioner og selskaber, mål og visioner, kulturen i Egmont, samarbejde og meget mere. Samtidig er dagen en oplagt mulighed for at skabe netværk på tværs af organisationen.

Nye medarbejdere får ca. 3 uger før arrangementet en invitation direkte per mail. Den nye medarbejder skal afstemme deltagelse og dato med deres nærmeste leder inden endelig tilmelding.                            

VELKOMSTPAKKE                                              
Alle medarbejdere skal have en velkomstpakke, når de starter. Pakken bestilles ved at sende en mail til hr@egmont.com, som sender velkomstpakken til dig inden medarbejderens første arbejdsdag. Prisen er 250 kr. per pakke, som faktureres årligt. 

Pakken indeholder:
Velkomstbrev + 2 biografbilletter

Egmont Fondens Rapport

Info om Egmonts pensionsordning

Folder om PFA’s sundhedslinje

Bog - en af vores nyeste udgivelser fra L&R