Privatlivspolitik – under rekruttering

1.    Vi er den dataansvarlige

Egmont er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

2.    Formålet med behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen med det formål at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.

3.    Når vi modtager din ansøgning

I rekrutteringsprocessen behandler vi de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter.

Det vil typisk være følgende personoplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, køn, alder, billede, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nr., ægteskabelig status, uddannelse(r), karrierehistorik, anbefalinger/referencer. 

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) om indgåelse af en kontrakt som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på at blive ansat.

Vi registrerer de fremsendte oplysninger i vores rekrutteringssystem, EasyCruit.

4.    Vi vurderer ansøgningen

Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked herom.

5.    Når vi har udvalgt dig til ansættelsessamtale

I forbindelse med ansættelsessamtalerne giver du os yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb. 

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) om indgåelse af en kontrakt som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst os med henblik på at blive ansat.

6.    Oplysninger fra sociale medier

Ved rekruttering til stillinger med fokus på f.eks. kunde og samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager søgning og behandler dine personoplysninger via sociale medier, såsom LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter.  

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier. Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling.

7.    Oplysninger fra personlighedstest

I forbindelse med rekruttering til de fleste stillinger gennemføres en personlighedstest. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med personlighedstesten er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder og for at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden og den konkrete stilling. 

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) om samtykke som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden personligheds-testen gennemføres. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

8.    Straffeattest/børneattest

I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger har vi brug at indhente straffeattest eller en børneattest. Formålet hermed er, at vi kan vurdere, om attesten er forenelig med kravene til den konkrete stilling.

Vi anvender vi dit samtykke efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 som hjemmel til at indhente børne- eller straffeattesten. Når vi har set straffeattesten, sletter vi den straks, og vi har således ikke oplysninger om eventuelle strafbare forhold. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at opbevare oplysningen om, at vi har set din straffeattest. Vi gør det for at kunne dokumentere historikken i dit ansættelsesforhold.

9.    Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver

I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager. 

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) om samtykke som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

10.  Opholds- og arbejdstilladelse

Det er en betingelse for ansættelsen, at du har gyldig arbejds- og opholdstilladelse. For at sikre dette kan vi bede dig om en kopi af dit pas eller opholdstilladelse.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) c om retlig forpligtigelse som hjemmel, når vi indhenter kopi af dit pas og eventuelt arbejds- og opholdstilladelse, da vi har pligt til at sikre dette efter udlændingelovens § 59, stk. 5.

11.  Opbevaring og sletning ansøgning mv.

Hvis du får afslag, gemmer vi dine personoplysninger i vores rekrutteringssystem i maximalt 6 måneder til brug for at kunne kontakte dig igen i rekrutteringsøjemed. Ønsker du ikke at dine oplysninger lagres i denne periode, kan du kontakte os på kontaktoplysningerne nedenfor. Dog sletter vi resultatet fra din personlighedstest straks efter, at den pågældende stilling er blevet besat. 

Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, herunder din personlighedstest, i din personalemappe.

12.  Andre modtagere der kan behandle dine oplysninger

I forbindelse med rekrutteringsprocessen er der andre, der vil modtage dine personoplysninger. Dette kan være offentlige myndigheder eller udbydere, der leverer systemer og bistår med administrative funktioner f.eks.:

• Rekrutteringsbureau
• Udbyder af personlighedstests mv.
• Offentlige myndigheder i forbindelse med etablering af fleksjob og tilsvarende ordninger

13.  Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på kontaktoplysningerne angivet nedenfor. 

Du har følgende rettigheder:

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores fastsætte sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.  

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.  

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. 

14.  Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

15.  Kontaktoplysninger

Du finder vores kontaktoplysninger her:

Egmont | Vognmagergade 11 | 1148 København K | Tel +45 33 30 55 50 | e-mail: HR@egmont.com